GPSR: Sådan indberetter du en ulykke i Safety Business Gateway

Siden produktsikkerhedsforordningen (GPSR, forordning (EU) 2023/988) trådte i anvendelse den 13. december 2024, har de fleste webshops og importører haft fokus på mærkning, brugsanvisninger og kravet om en ansvarlig person i EU. Men forordningen indfører også en pligt, som mange overser: Hvis et af dine produkter forårsager en ulykke, skal du indberette det til myndighederne via Safety Business Gateway – og det skal ske uden unødig forsinkelse. Her får du overblik over, hvornår pligten gælder, hvem der har ansvaret, og hvad indberetningen skal indeholde.

Hvad er Safety Business Gateway?

Safety Business Gateway er EU-Kommissionens digitale portal, hvor erhvervsdrivende indberetter farlige produkter, ulykker og korrigerende tiltag til de nationale markedsovervågningsmyndigheder. Portalen er den erhvervsvendte del af Safety Gate-systemet (tidligere kendt som RAPEX). Når du indsender en indberetning, bliver den sendt videre til den relevante myndighed i det land, hvor ulykken er sket. I Danmark er det Sikkerhedsstyrelsen (sik.dk), der er kompetent myndighed.

Safety Gate har også en offentlig side – Safety Gate-portalen – hvor advarsler om farlige produkter offentliggøres, så forbrugere kan holde sig orienteret. De to dele hænger sammen: virksomhederne indberetter via Safety Business Gateway, og relevante advarsler bliver gjort tilgængelige for offentligheden.

Hvornår skal du indberette en ulykke?

Pligten står i GPSR artikel 20. Den gælder, når brugen af et produkt, du har bragt i omsætning eller gjort tilgængeligt på markedet, har forårsaget en ulykke. En ulykke i forordningens forstand er en hændelse, hvor produktet har medført en persons død eller alvorlige konsekvenser for personens sundhed og sikkerhed. Konsekvenserne kan være midlertidige eller permanente og omfatter for eksempel personskader, sygdom eller anden skade på kroppen.

Det er værd at bemærke tærsklen: Det handler om alvorlige hændelser – ikke om enhver reklamation eller mindre fejl. En kunde, der klager over, at et produkt gik i stykker, udløser ikke i sig selv en indberetning. Men fører brugen af produktet til en alvorlig personskade eller dødsfald, indtræder pligten. Indberetningen skal ske uden unødig forsinkelse fra det tidspunkt, hvor du bliver bekendt med ulykken – så du bør have en intern proces, der sikrer hurtig reaktion.

Hvem har pligten?

Artikel 20 lægger indberetningspligten hos fabrikanten. Men mange danske webshops importerer varer fra lande uden for EU, og her flytter ansvaret sig. Når fabrikanten sidder uden for EU, er det importøren eller den ansvarlige person (den erhvervsdrivende, der fungerer som produktets kontaktpunkt i EU), der skal sikre, at ulykken bliver indberettet. Med andre ord: Sælger du importerede produkter til danske eller europæiske forbrugere, kan indberetningspligten meget vel lande hos dig.

Derfor er det vigtigt at have styr på din rolle i forsyningskæden – fabrikant, importør eller distributør – for det afgør præcis, hvilke pligter du bærer, hvis noget går galt.

Hvad skal indberetningen indeholde?

Når du opretter en indberetning i Safety Business Gateway, skal den som minimum indeholde produkttypen og produktets identifikationsnummer samt oplysninger om omstændighederne ved ulykken, i det omfang de er kendt. Det lyder enkelt, men det forudsætter, at du hurtigt kan finde de rigtige oplysninger frem: hvilken produktvariant og batch der er tale om, hvornår og hvor produktet blev solgt, og hvilken dokumentation der knytter sig til netop det produkt. Kan du ikke identificere produktet præcist, bliver det svært at reagere korrekt og hurtigt.

Ud over ulykker: farlige produkter og korrigerende tiltag

Safety Business Gateway bruges ikke kun til ulykker. Får du kendskab til, at et produkt, du har på markedet, er farligt, skal du også via portalen underrette myndighederne og iværksætte korrigerende tiltag – for eksempel tilbagetrækning eller tilbagekaldelse. Samtidig skal forbrugerne informeres. Formålet er, at farlige produkter kan stoppes hurtigt, og at advarsler kan nå ud til dem, der har købt produktet. Indberetning af ulykker og håndtering af farlige produkter er altså to sider af samme beredskab.

Sådan forbereder du dig

GPSR kræver desuden, at fabrikanter stiller kommunikationskanaler til rådighed – for eksempel et telefonnummer, en e-mailadresse eller en dedikeret sektion på hjemmesiden – hvor forbrugere kan klage og oplyse om ulykker eller sikkerhedsproblemer med et produkt. Du bør også føre et register over klager, tilbagekaldelser og korrigerende tiltag, så du har overblik, hvis en myndighed spørger.

Det praktiske knudepunkt er sporbarhed og dokumentation. For at kunne indberette hurtigt og korrekt skal du kunne koble et konkret produkt til dets tekniske dokumentation, batch- eller serienummer og salgshistorik – helst uden at lede i mapper og regneark. Netop derfor giver det mening at samle produktdokumentationen ét sted og gøre den tilgængelig via QR-kode eller NFC på selve produktet. Med Skyqaro kan du holde overensstemmelseserklæringer, brugsanvisninger og sporbarhedsdata samlet, så du kan reagere inden for tidsfristen, når en henvendelse eller ulykke lander på dit bord.

Indberetningspligten i Safety Business Gateway er ikke en teoretisk formalitet – den er et krav med korte tidsfrister. Kend din rolle i forsyningskæden, ved hvornår tærsklen for en ulykke er nået, og sørg for, at din produktdokumentation er klar, før du får brug for den.